外貿(mào)業(yè)務(wù)人員得到潛在客戶(hù)的聯(lián)系方式以后，要主動(dòng)出擊聯(lián)系客戶(hù)，以爭(zhēng)取貿(mào)易機(jī)會(huì)。外貿(mào)業(yè)務(wù)人員寫(xiě)給客戶(hù)的第一封信稱(chēng)為開(kāi)發(fā)信。開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作需遵循一定的格式和要求。今天小編就來(lái)講解外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作要求及格式。
1、簡(jiǎn)單
開(kāi)發(fā)信的語(yǔ)言一定要簡(jiǎn)練，不要啰嗦。如果開(kāi)發(fā)信既冗長(zhǎng)又用詞深?yuàn)W,客戶(hù)可能會(huì)沒(méi)有耐心讀完。
2、專(zhuān)業(yè)
在信中一定要表明你們是一家專(zhuān)業(yè)的公司,擁有專(zhuān)業(yè)的產(chǎn)品、銷(xiāo)售及售后人員。
開(kāi)發(fā)信要寫(xiě)得簡(jiǎn)單并不是把自己的專(zhuān)業(yè)和基本的禮儀也省略,在信的末尾一定要附上自己詳細(xì)的聯(lián)系方式,包括姓名、職位、公司名、電話(huà)、傳真、E-mil、網(wǎng)址和公司地址等信息，給對(duì)方留下專(zhuān)業(yè)、正規(guī)的印象。
3、恰當(dāng)
恰當(dāng)其實(shí)是最不容易的!買(mǎi)家總是希望和精通產(chǎn)品的人打交道，如果在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信時(shí)就錯(cuò)誤百出，買(mǎi)家會(huì)認(rèn)為你不是真正的生產(chǎn)廠家，或者對(duì)產(chǎn)品并不熟悉，很可能就“一去不回”。這也是在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信前了解客戶(hù)背景和對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分析的重要性所在。如果對(duì)客戶(hù)一點(diǎn)都不了解，寫(xiě)出的開(kāi)發(fā)信很可能就會(huì)言之無(wú)物。
4、清晰
一定要充分利用電子郵件傳遞圖片的優(yōu)勢(shì)，這樣更能說(shuō)明問(wèn)題，同時(shí)也可以降低成本，圖文并茂的效果會(huì)比單純的喋喋不休更好。另外，發(fā)出信件之前，要仔細(xì)地檢查一下，看有無(wú)拼寫(xiě)或語(yǔ)法錯(cuò)誤，盡量避免給客戶(hù)留下不良印象。
開(kāi)發(fā)信首先要說(shuō)明獲得客戶(hù)聯(lián)系方式的途徑，以免唐突，如“有幸在xx展會(huì)上得到您的名片”“經(jīng)同行介紹”“在xx網(wǎng)站上看到您的求購(gòu)信息”等;接下來(lái)簡(jiǎn)要介紹一下自己的情況，包括公司規(guī)模、成立時(shí)間(國(guó)際貿(mào)易商青睞成立時(shí)間較早的企業(yè)，覺(jué)得信用度較高)自身產(chǎn)品特別是主打產(chǎn)品的簡(jiǎn)介、對(duì)雙方合作的誠(chéng)意以及聯(lián)系方式等。
需要注意的是，開(kāi)發(fā)信應(yīng)言之有物，凸顯公司與產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，提高吸引力，但也不宜太過(guò)詳細(xì)，長(zhǎng)篇大論。開(kāi)發(fā)信的目的是引起客戶(hù)的注意和興趣，吸引客戶(hù)與你聯(lián)系。因此，寫(xiě)開(kāi)發(fā)信時(shí)要有收有放，有所保留，具體情況待客戶(hù)與你聯(lián)系后再詳談。以上就是外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作要求及格式，希望對(duì)您有所幫助。
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